Werkgevers
NL / EN

Hoe kan het International Welcome Center North (IWCN) u helpen?

Het International Welcome Center North is er voor bedrijven in Groningen, Friesland en Drenthe die Internationale Kennismigranten in dienst willen nemen die in deze regio komen wonen en werken. Als u als werkgever iemand uit het buitenland wilt aannemen, dan kan IWCN dit veel gemakkelijker voor u maken. Met slechts één stop aan het IWCN loket besparen u en uw werknemer veel tijd en moeite.

Via de reguliere weg duurt het 1 tot 6 weken na aankomst in Nederland voordat de noodzakelijke procedures voltooid zijn. Bij het IWCN kan alles op dezelfde dag geregeld worden. Dit houdt in dat na het bezoek uw werknemer meteen aan het werk kan.

Ons kantoor is gevestigd in Groningen. Dat betekent dat uw werknemer niet meer naar de IND kantoren in Rijswijk of Zwolle hoeft of naar een lokale gemeente. Op één adres wordt zowel de verblijfsvergunning geregeld (van de IND) als de basisregistratie personen.

Ook beschikken wij over een service- en informatiebalie voor alle andere vragen die uw werknemer heeft op praktisch en sociaal gebied. Hij/zij kan bovendien een beroep doen op het betrouwbare netwerk van private dienstverleners. Denk bijvoorbeeld aan vragen als het importeren van een auto, het meenemen van een huisdier, het leren van de Nederlandse taal, het vinden van een sportclub, etc. Onze balie neemt zo uw afdeling Personeelszaken een hoop werk uit handen.

Het International Welcome Center North is een samenwerking tussen de Gemeente Groningen, de Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND), de Rijksuniversiteit Groningen en Stichting Connect International. Onze supporters zijn de drie Noordelijke provincies, de gemeenten Assen, Eemsdelta, Emmen, Groningen, Heerenveen, Het Hogeland, Leeuwarden, Midden-Groningen, Noordenveld, Smallingerland en Veendam, de Hanzehogeschool, het UMCG, Gasterra en de Gasunie.

Procedure voor EU/EER/Zwitserse burgers voor inschrijving bij de gemeente via het IWCN

Om gebruik te kunnen maken van de gestroomlijnde procedure voor formaliteiten via het IWCN, moet de werkgever geregistreerd staan als “erkend referent” van de IND (Immigratie- en Naturalisatie Dienst). Verder moet de kennismigrant wonen of werken voor een bedrijf gevestigd in een van de gemeenten die deelnemen aan het IWCN (Groningen, Assen, Leeuwarden, Smallingerland (Drachten), Heerenveen, Midden-Groningen (voormalig Hoogezand-Sappemeer, Slochteren en Menterwolde), Eemsdelta Het Hogeland, Sudwest Fryslan of Emmen).

Voorafgaand aan de afspraak:

Houdt u er alstublieft rekening mee dat de IWCN een vergoeding vraagt voor haar diensten.

Via het online aanvraagformulier kunt u een contact opnemen met het IWCN. De afspraak kan op verzoek worden ingepland en zal ongeveer 15 minuten per persoon duren.
Een medewerker van IWCN zal u een email sturen voor de afspraak. Deze email bevat tevens een lijst van alle vereiste documenten die nodig zijn voor de procedure:
- geldig paspoort of identificatiekaart
- kopieën van geboorte-, huwelijk- of echtscheidingsakten, met de juiste legalisatie en vertalingen (indien nodig)
- bewijs van het adres in Nederland
Wij verzoeken u alle benodigde documenten te scannen en per e-mail te sturen naar IWCN liefer een week vóór de afspraak.
Tevens sturen wij u per post een factuur. Wij verzoeken u de kosten per overschrijving te betalen.

Tijdens de IWCN afspraak:

Tijdens de afspraak zal een vertegenwoordiger van de plaatselijke gemeente u registreren in de basisregistratie personen en zal een BSN (burgerservicenummer) worden uitgegeven. De kennismigrant (en relevante familieleden) dienen de volgende documenten mee te nemen naar de afspraak: de originele, vereiste documenten, en de bevestigingsbrief van de afspraak.

Het BSN zal direct worden uitgegeven tijdens de afspraak indien de EU-burger in Groningen woont, of zich tijdelijk registreert onder het adres van een bedrijf in Groningen. Indien de persoon in een van de andere deelnemende gemeenten woont (Assen, Delfzijl, Emmen, Heerenveen, Het Hogeland, Leeuwarden, Midden-Groningen, Noordenveld, Smallingerland of Veendam), of zich tijdelijk inschrijft op het adres van een bedrijf in een van de andere deelnemende gemeenten, duurt het tot drie werkdagen om een BSN per post te ontvangen.
Na voltooiing van deze procedure heeft de EU-burger (en relevante familieleden) de mogelijkheid om aan het IWCN personeel nog andere vragen te stellen die ze hebben over het leven in Noord-Nederland, kunnen zij verwijzingen voor diensten ontvangen, en informatie verkrijgen over andere praktische zaken en het opbouwen van een sociaal netwerk.

Procedure voor kennismigranten van buiten de EU voor inschrijving bij de IND en de gemeente via het IWCN

Om gebruik te kunnen maken van de gestroomlijnde procedure voor formaliteiten via het IWCN, moet de werkgever geregistreerd staan als “erkend referent” van de IND (Immigratie- en Naturalisatie Dienst). Verder moet de kennismigrant wonen of werken voor een bedrijf gevestigd in een van de gemeenten die deelnemen aan het IWCN (Assen, Delfzijl, Emmen, Groningen, Heerenveen, Het Hogeland, Leeuwarden, Midden-Groningen, Noordenveld, Smallingerland and Veendam).

Voorafgaand aan de afspraak:

Houdt u er alstublieft rekening mee dat de IWCN een vergoeding vraagt voor haar diensten.

De werkgever of gemachtigde dient de juiste formulier van de IND te downloaden. Let op: er zijn verschillende formulieren voor kennismigranten, wetenschappelijke onderzoekers en gezinsleden.
De werkgever of gemachtigde dient het formulier in te vullen en de juiste procedure te selecteren. Zorg ervoor dat het formulier van de automatische incasso en antecedentenverklaring ondertekend is en kopieën van alle benodigde documenten zijn bijgevoegd.
Kies op het aanvraagformulier bij “Plaats ophalen verblijfsvergunning” voor “Groningen”
Stuur de compleet aanvraag samen met de gevraagde bijlagen naar de IND op het volgende adres:

Immigratie- en Naturalisatiedienst
T.a.v. Klantdirectie Regulier Economisch
Postbus 245
7600 AE Almelo

De IND stuurt een bevestigingsbrief naar de werkgever of gemachtigde zodra de complete aanvraag is ontvangen. Indien de aanvraag niet compleet is, dan zal de IND aangeven welke stukken er ontbreken en verzoeken deze alsnog in te dienen.
Zodra de IND een positief besluit neemt betreffende de aanvraag, zal het IWCN contact opnemen met de werkgever of gemachtigde om een afspraak te maken inzake een afspraak voor de kennismigrant en indien van toepassing zijn/haar gezinsleden. Indien de werkgever of gemachtigde een positief besluit ontvangt maar binnen 3 werkdagen nog niet is benaderd door het IWCN, moet de werkgever of gemachtigde contact opnemen met het IWCN. Gebruikt u hiervoor alstublieft het online afsprakenformulier. De afspraak dient vóór de eerste werkdag plaats te vinden en zal ongeveer 25 minuten per persoon duren.
De werkgever of gemachtigde ontvangt een e-mail van het IWCN inzake de afspraak, welke dient te worden doorgestuurd naar de kennismigrant. De kennismigrant dient deze e-mail mee te nemen naar de afspraak. De e-mail bevat een lijst met benodigde documenten:
- geldig paspoort of identificatiekaart
- kopieën van geboorte-, huwelijk- of echtscheidingsakten, met de juiste legalisatie en vertalingen (indien nodig)
- bewijs van het adres in Nederland
Wij verzoeken u alle benodigde documenten te scannen en per e-mail te sturen naar IWCN vóór de afspraak.
Tevens sturen wij u per post een factuur. Wij verzoeken u de kosten per overschrijving te betalen.

Tijdens de afspraak:

Tijdens de afspraak zal er een ontmoeting plaatsvinden met een vertegenwoordiger van de IND en van de plaatselijke gemeente. De kennismigrant (en relevante gezinsleden) moeten de volgende documenten meebrengen naar de afspraak: de originele, vereiste documenten, en de bevestigingsbrief van de afspraak.

Indien er vingerafdrukken en foto’s zijn genomen bij een Nederlands consulaat waar de aanvrager zijn/haar MVV aanvraag heeft ingediend (indien van toepassing), dan zal de aanvrager zijn/haar verblijfsdocumenten ontvangen op het IWCN.
Indien er vooraf geen vingerafdrukken of foto’s zijn genomen of indien een mvv visum niet nodig was, worden er vingerafdrukken en foto’s tijdens de afspraak bij het IWCN gemaakt. Het kost dan meer tijd voor de IND om een verblijfsvergunning voor te bereiden. De aanvrager wordt op de hoogte gesteld als de kaart klaar is om af te halen. Tot die tijd zal er een sticker in het paspoort van de aanvrager geplaatst worden zodat de kennismigrant toestemming krijg om direct aan het werk te gaan.
Na de afspraak met de medewerker van de IND heeft de aanvrager een afspraak met een vertegenwoordiger van de gemeente om zich in te schrijven in de basisregistratie personen en zal hij/zij een BSN (burgerservicenummer) ontvangen.
Het BSN zal direct worden uitgegeven tijdens de afspraak indien de kennismigrant in Groningen woont, of zich tijdelijk registreert onder het adres van een bedrijf in Groningen. Indien de kennismigrant in een van de andere deelnemende gemeenten woont (Assen, Delfzijl, Emmen, Heerenveen, Het Hogeland, Leeuwarden, Midden-Groningen, Noordenveld, Smallingerland en Veendam), of zich tijdelijk inschrijft op het adres van een bedrijf in een van de andere deelnemende gemeenten, duurt het tot drie werkdagen om een BSN per post te ontvangen.
Na voltooiing van deze procedure heeft de kennismigrant (en relevante gezinsleden) de mogelijkheid om aan het IWCN personeel nog andere vragen te stellen die ze hebben over het leven in Noord-Nederland, kunnen zij verwijzingen voor diensten ontvangen, en informatie verkrijgen over andere praktische zaken en het opbouwen van een sociaal netwerk.

Lijst van benodigde documenten voor Basisregistratie Personen (BPR) bij de gemeente

Geldig legitimatiebewijs: geldig paspoort of identiteitskaart
Adresbewijs:
- Getekend huurcontract
- Koopakte woning
- Getekende verklaring van de reeds ingezetene burger dat de aanvrager toestemming heeft om bij hem/haar in te trekken plus een kopie van het paspoort van de reeds ingezetene. Het adres moet binnen een van de samenwerkende gemeenten vallen (Assen, Delfzijl, Emmen, Groningen, Heerenveen, Het Hogeland, Leeuwarden, Midden-Groningen, Noordenveld, Smallingerland of Veendam)
- Getekende formulier “Declaration place of residence” en een kopie van getekend huurcontract, als de aanvrager gaat in accommodatie gehuurd bij de werkgever wonen
- Getekende formulier “Declaration of permitted official postal address of employer”, als de aanvrager heeft nog niet een permanent woonruimte gevonden en gaat tijdelijk inschrijven op het bedrijfsadres
Geboortebewijs: geboorteakte – vertaald in het Engels, Nederlands, Frans of Duits, en indien nodig gelegaliseerd (zie legalisatie van documenten)
Bewijs van burgerlijke staat, indien van toepassing: huwelijksakte, bewijs geregistreerd partnerschap, echtscheidingsakte – vertaald in het Engels, Nederlands, Frans of Duits, en indien nodig gelegaliseerd (zie legalisatie van documenten)
Niet-EU/EEA/Zwitserse burgers moeten een geldige verblijfsvergunning hebben of bewijs hebben dat zij een verblijfsvergunning hebben aangevraagd (sticker in paspoort van de IND).
Compleet gemeentelijk registratieformulier voor elk persoon in het gezin.